Prioritetų nustatymas ir laiko blokavimas
Sužinokite kaip iš šimto darbų išrinkti tik tuos, kurie iš tiesų svarbūs.
Kasdien žmonės susiduria su ta pačia problema: per daug darbų, per mažai laiko. Nuo el. laiškų iki projektų, nuo susitikimų iki asmeninių tikslų — viskas reikalauja dėmesio. Bet ne viskas yra vienodai svarbu.
Prioritetų nustatymas nėra apie tai, kad daugiau padarytume. Tai apie tai, kad tinkamus dalykus padarytume tinkamu metu. Kai žinote, kas tikrai svarbiausia, staiga atsirado daugiau laiko, daugiau energijos ir žymiai mažiau streso.
Šiame straipsnyje sužinosite praktinę sistemą, kaip nustatyti prioritetus ir naudoti laiko blokavimą savo naudai. Tai nėra sudinga teorija — tai yra sistema, kurią galite pradėti naudoti šiandien.
Kaip nustatyti prioritetus
Prioriteto nustatymas prasideda nuo paprastos klausimo: „Kas atsitiks, jei to nepadarysiu?" Tai ne apie tai, kas jums patinka arba kas atrodo lengviausia. Tai apie poveikį.
Pirmiausia, susirašykite VISKĄ, ką reikia padaryti. Nefiltrujkite, neapibendinkite — tiesiog parašykite. Dideli projektai, smulkios užduotys, susitikimai, asmeniniai darbai. Dauguma žmonių nustebsta, kai supranta, kiek iš tiesų turimų dalykų sąraše. Tačiau tai yra gerai. Dabar galite matyti visa aikštę.
Eisenhower matrica
Padalinkite užduotis į keturias kategorijas pagal svarbumą ir skubumą. Svarbu ir skubu — darykite iš karto. Svarbu, bet neskubu — suplanuokite. Neskvarbi, bet skubu — delegujkite. Neskvarbi ir neskubu — pašalkite.
Šis metodas veikia todėl, kad nustoja saugoti visas užduotis kaip vienodas. Realybėje jos yra labai skirtingos. Kai tik to suprantate, atrodo, kad atlaisvėja šimtai valandų.
Laiko blokavimo pradžia
Kai žinote, kokie yra jūsų prioritetai, laikas juos suorganizuoti jūsų kalendoriuje. Tai vadinama laiko blokavimo sistema, ir ji labai paprasta: skirtuose konkrečius laiko intervalus konkretiems darbams.
Pavyzdžiui, pirmadienio nuo 9 iki 11 valandos — tik strateginiai projektai. Nuo 11 iki 12 — e. laiškai ir komunikacija. Po pietų — susitikimai. Tai nėra standartinis timetable. Tai jūsų realios darbo dienos struktūra.
Kaip pradėti laiko blokavimą
- Pažymėkite savo aukščiausio energijos laiką — tai yra, kada jūs produktyviausi
- Priskirtkite šį laiką savo svarbiausiam prioritetui
- Sulikite likusį laiką pagal kitų prioritetų svarbą
- Nustatykite tam tikrą laiką vadinamiems „konteksto jungčioms" — e. laiškai, žinutės
- Jokių pakeitimų pirmų dviejų savaičių — leiskite sistemai suveikti
Tai tikrai veikia. Žmonės, kurie pradėjo naudoti laiko blokavimą, pranešo, kad jie baigia daugiau svarbių darbų nei bet kada anksčiau. Ne todėl, kad jie dirba daugiau. Jie dirba čiau.
Realūs iššūkiai ir sprendimai
Prioritetų nustatymas skamba puikiai teorijoje, bet realybėje yra problemų. Žmonės nesupranta, kaip atsakyti į klausimą „kas yra svarbu?" Jie priešinasi pokyčiams. Staigūs el. laiškai nutraukia planą.
Štai realūs patarimai, kurie veikia. Pirma: jūs niekada neatsiskaitysit absoliutiškai viso. Tai yra okėj. Tikslas — atlikti tai, kas tikrai svarbiausia, ne viską. Antra: jūsų prioritetai keičiasi. Kartą per savaitę atsigulkite ir peržiūrėkite. Kas buvo svarbu pereita savaitę gali nebebūti svarbu dabar.
Kontroliuokite trukdžius
Išjunkite pranešimus. Uždarkite nereikalingus skirtukus. Pasakykite kolegoms, kad nėra pasiekiamas tam tikrą laiką. Šie smulkūs dalykai sutriko labai didelį skirtumą.
Naudokite 25 minučių intervalus
Nereikia 4 valandų blokų. Pradėkite nuo 25 minučių. Tai pakankamai ilga susikaupti, tačiau ne tiek ilga, kad atrodytų neįmanoma.
Matuokite, ką baigiate
Paprastas sąrašas — kas baigta šią savaitę. Žmonės, kurie tai daro, jaučia motyvaciją tęsti. Jūs pamatysite tikrą poveikį.
Laiko blokavimas ir asmeninė produktyvumas
Laiko blokavimas nėra tik apie darbą. Tai yra apie jūsų gyvenimą. Jei neprioritizuojate savo asmeninės sveikatos, šeimos ar savęs pažinimo, jie tiesiog neatsitiks. Kitkas bus pirmiau.
Štai kodėl patarimas numeris vienas yra nustatyti šiuos dalykus jūsų laiko blokuose. Susitikimai su draugais. Treniravimas. Ramybė. Jei jie nėra jūsų kalendoriuje su raudonu žymekliu kaip „neperkryžiuoti darbai", jie bus atidėti.
„Neatidėliokite svarbių dalykų. Jie niekada neatsitiks patys. Jūs turite juos suplanuoti ir ginti jūsų laiką."
Produktyvumas nėra apie tai, kad padaryti viską. Tai apie tai, kad padaryti tinkamus dalykus ir gerai jausti save. Laiko blokavimas suteikia jums tą kontrolę. Žinote, kad šie penktadienio vakarai yra jūsų. Nėra jokio kaltės jausmo. Tai jūsų laikas.
Išvada: pradėkite šiandien
Prioritetų nustatymas ir laiko blokavimas nėra sudinga. Jūs nereikalavote kurso ar brangaus įrankio. Jums reikia tik sąrašo, kalendoriaus ir suprašimo, ką jūs tikrai norite pasiekti.
Pradėkite nuo paties paprasto dalyko: šiandien parašykite viską, ką reikia padaryti. Padalinkite tai į kategorijas. Rinkitės tris dalykus, kuriuos norite padaryti rytoj. Suplanuokite jų laiką. Tai viskas. Jūs jau pradėjote.
Žmonės, kurie naudoja šią sistemą, nesakau, kad jie pasijuto puikiai iš karto. Jie sako, kad po kelių savaičių jie galiausiai jautėsi kontrolėje. Jų darbas atrodė lengvesnis. Jų smegenys buvo ramesnės. Jie tikrai atlikti dalykus, kurie jiems svarbūs.
Tai yra vertingas atradimas. Tai yra tūkstančiai žmonių kiekvienais metais. Dabar jūsų eilė.
Norėtumėte sužinoti daugiau apie produktyvumo sistemas?
Skaitykite mūsų pilną vadovą apie savaitės planavimą arba tikslo nustatymo SMART metodiką.
Skaityti savaitės planavimo vadovą
Susiję straipsniai
Svarbūs atitarimai
Šiame straipsnyje pateikta informacija yra edukacinio pobūdžio. Prioritetų nustatymas ir laiko blokavimas — tai visuotinai priimtas produktyvumo metodas, tačiau jūsų asmeniniai rezultatai gali skirtis priklausomai nuo jūsų situacijos, laiko zonos, darbo tipo ir asmeninių aplinkybių. Rekomenduojame eksperimentuoti su skirtingomis sistemomis ir rasti tą, kuri geriausiai veikia jūsams. Jei jūs susidūrite su rimtais produktyvumo iššūkiais ar psichine sveikata, konsultuokitės su atitinkamu specialistu.